Verwalten von Gruppen

Wenn Sie Administrator Ihrer Organisation sind oder über die richtigen Berechtigungen verfügen, können Sie die Gruppen verwalten, die im Besitz von Mitgliedern sind. Sie können beispielsweise die Gruppendetails bearbeiten, ändern, wer die Gruppe anzeigen und ihr beitreten kann, die Freigabeeigenschaften ändern, Mitglieder einladen, Mitgliedschaftsanfragen verwalten, den Besitzer ändern, die Rolle eines Mitglieds in der Gruppe aktualisieren, Mitglieder aus einer Gruppe entfernen und die Gruppe löschen. Sie können auch andere Mitglieder einladen, der Gruppe beizutreten.

Tipp:

Es wird empfohlen, für Mitglieder einige Gruppen mit ausgewählten Inhalten, Grundkarten und Vorlagen Ihrer Organisation zu erstellen, denen Mitglieder dann beitreten können. Auf diese Weise können Benutzer leichter verstehen, wie Inhalte im Portal organisiert werden und welche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit es mit anderen Benutzern gibt. Weitere Informationen finden Sie unter Site-Konfiguration – Gruppen.

Bearbeiten von Gruppeneigenschaften und -einstellungen

Um die Eigenschaften und Einstellungen einer Gruppe zu bearbeiten, deren Besitzer das Mitglied ist und die von ihm verwaltet oder administriert wird, öffnen Sie die Gruppenseite. Einige Aktionen sind je nachdem, wie die Gruppe erstellt wurde, nicht verfügbar.

1. Überprüfen Sie, ob Sie bei der Organisation angemeldet sind und Ihnen Berechtigungen zum Verwalten von Mitgliedergruppen zugewiesen sind.
2. Klicken Sie im oberen Bereich der Website auf Gruppen.
3. Verwenden Sie Registerkarten, Filter, Sortieroptionen und Suchfunktionen, um die Gruppe zu suchen, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um deren Gruppenseite zu öffnen, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um die Informationen einer Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie neben der zu bearbeitenden Eigenschaft auf Bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Sie können den Gruppennamen sowie die Zusammenfassung, Beschreibung, Miniaturansicht, usw. bearbeiten.
   • Um die Gruppeneinstellungen zu ändern, beispielsweise wer die Gruppe finden, ihr beitreten und zu ihr beitragen kann, oder um den Typ der Elemente (z. B. Karten oder Layer) anzugeben, die standardmäßig auf den Registerkarten Inhalt und Übersicht der Gruppe angezeigt werden, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen, und aktualisieren Sie die gewünschten Eigenschaften. Sie müssen über die entsprechenden Berechtigungen zum Aktualisieren des Status einer privaten Gruppe oder zum Definieren einer Active Directory-, LDAP- oder SAML-Gruppe verfügen, um die Mitgliedschaft zu verwalten.
   • Zum Einrichten von Inhaltskategorien für die Gruppe befolgen Sie die Schritte unter Kategorisieren von Inhalten.
   • Um den Besitzer einer Gruppe zu ändern, klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht auf Besitzer ändern, suchen Sie nach einem neuen Gruppenbesitzer, und wählen Sie diesen aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

     Für Gruppen mit gemeinsamer Aktualisierung (d. h. Gruppen, deren Gruppenmitglieder alle Elemente in der Gruppe aktualisieren können) kann der Besitz der Gruppe nur dann übertragen werden, wenn beide nachfolgenden Bedingungen erfüllt sind:

     • Das Mitglied, das den Besitz der Gruppe überträgt, ist entweder ein Standardadministrator oder verfügt über die Administratorberechtigung Gruppen: Besitz neu zuweisen.
     • Das Mitglied, dem der Besitz der Gruppe übertragen wird, ist entweder ein Standardadministrator oder verfügt über die Administratorberechtigung Gruppen: Mit Aktualisierungsfunktionen erstellen.

     Nur Standardadministratoren können Verwaltungsgruppen (d. h. Gruppen, bei denen das Verlassen von Gruppenmitgliedern verhindert werden soll) und Gruppen besitzen, bei denen die Mitgliederliste nur für Gruppenbesitzer und -manager sichtbar ist.

     Tipp:

     Mit dem Befehlszeilenwerkzeug "TransferOwnership" können Sie die Besitzer von Gruppen und anderen Elementen in einem Massenvorgang ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Elementen.

   • Um zu verhindern, dass die Gruppe versehentlich gelöscht wird, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschschutz, und klicken Sie auf Speichern.
   • Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen und dann auf Gruppe löschen. Klicken Sie im Fenster Löschen auf Löschen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn für die Gruppe der Löschschutz aktiviert wurde.

     Hinweis:

     Wenn die Gruppe mit einer Active Directory-, LDAP- oder SAML-Gruppe aus einem organisationsspezifischen Identitätsspeicher verknüpft ist, wird nur das Gruppenobjekt aus dem Portal gelöscht. Die Active Directory-, LDAP- oder SAML-Gruppe ist davon nicht betroffen, da sie vom Identitätsspeicher verwaltet wird.

     Wenn die Gruppe direkt aus dem Identitätsspeicher gelöscht wird, wird das Gruppenelement im Portal beibehalten. Mit Ausnahme des Gruppenbesitzers werden alle Gruppenmitglieder aus dem Element entfernt.

Zuweisen von Mitgliedern zu Gruppen

Administratoren mit den richtigen Berechtigungen können auf der Registerkarte Mitglieder der Organisation Mitglieder zu Gruppen zuweisen.

1. Klicken Sie im oberen Bereich der Site auf Organisation und dann auf die Registerkarte Mitglieder.
2. Wählen Sie das Mitglied bzw. die Mitglieder aus, die Sie einer Gruppe bzw. Gruppen zuweisen möchten, klicken Sie auf Mehr und dann auf Gruppen zuweisen.
3. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster die Gruppe bzw. die Gruppen aus, denen die Mitglieder zugewiesen werden sollen.

   Sie können die Mitglieder, die hinzugefügt werden sollen, überprüfen, indem Sie auf die Dropdown-Liste der ausgewählten Mitglieder klicken.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten von Gruppen für ein bestimmtes Mitglied

Als Administrator können Sie die Gruppenmitgliedschaft für ein bestimmtes Mitglied in Ihrer Organisation auf der Seite Gruppen des Mitglieds verwalten.

1. Überprüfen Sie, ob Sie bei der Organisation angemeldet sind und Ihnen Berechtigungen zum Verwalten von Mitgliedergruppen zugewiesen sind.
2. Klicken Sie im oberen Bereich der Site auf Organisation und dann auf die Registerkarte Mitglieder.
3. Suchen Sie mit dem Namen oder Benutzernamen nach Mitgliedern, und wenden Sie bei Bedarf Filter an.
4. Klicken Sie für das Mitglied, dessen Gruppen Sie verwalten möchten, auf die Schaltfläche Weitere Optionen , und klicken Sie dann auf Gruppen anzeigen.

   Die Seite Gruppen des Mitglieds wird geöffnet.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Wenn der Link Einladungen erscheint, wurde das Mitglied zu der Anzahl von Gruppen eingeladen, die neben dem Link angezeigt wird. Klicken Sie auf Einladungen und für jede Gruppe auf Dieser Gruppe beitreten oder Ablehnen. Klicken Sie abschließend auf Schließen.
   • Sie können das Mitglied einer oder mehreren Gruppen in Ihrer Organisation hinzufügen, indem Sie auf Zu Gruppen hinzufügen klicken, die Gruppen, denen das Mitglied hinzugefügt werden soll, suchen und auswählen, und auf Zu Gruppen hinzufügen klicken.
   • Um das Mitglied aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf den Link Mitglied aus Gruppe entfernen für die Gruppe und dann auf Entfernen.
   • Um eine Gruppe zu löschen, deren Besitzer das Mitglied ist, klicken Sie auf den Link Gruppe löschen für die Gruppe und dann auf Löschen.
   • Um die Rolle des Mitglieds in einer Gruppe zu aktualisieren, klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um die Gruppenseite zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Gruppenmitgliedschaften und Rollen.

Verwalten von Gruppenmitgliedschaften und Rollen

Sie können Mitglieder aus einer Gruppe entfernen und ihre Gruppenrollen auf der Registerkarte Mitglieder der Gruppenseite ändern. Auf den Registerkarten Übersicht und Mitglieder können Sie Mitglieder in die Gruppe einladen und Anfragen zum Beitritt zu der Gruppe bearbeiten.Einige Aktionen sind je nachdem, wie die Gruppe erstellt wurde, nicht verfügbar. Wenn die Gruppe beispielsweise mit einer Active Directory-, LDAP- oder SAML-Gruppe aus einem organisationsspezifischen Identitätsspeicher verknüpft ist, sind die Optionen zum Einladen von Benutzern und Verwalten von Mitgliedschaftsanfragen nicht verfügbar.

Gruppenbesitzer und Administratoren mit Berechtigungen zum Verwalten von Gruppen können Gruppenmitglieder zu Gruppenmanagern heraufstufen, um sich bei den Aufgaben als Gruppenbesitzer unterstützen zu lassen. Gruppenmanager können Benutzer in die Gruppe einladen, Mitgliedschaftsanfragen für Gruppen verarbeiten, die entsprechende Anfragen zulassen, Inhalte und Mitglieder entfernen sowie Gruppeneigenschaften bearbeiten.

1. Überprüfen Sie, ob Sie bei der Organisation angemeldet sind und Ihnen Berechtigungen zum Verwalten von Mitgliedergruppen zugewiesen sind.
2. Klicken Sie im oberen Bereich der Website auf Gruppen.
3. Verwenden Sie Registerkarten, Filter, Sortieroptionen und Suchfunktionen, um die Gruppe zu suchen, deren Eigenschaften und Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um deren Gruppenseite zu öffnen, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um ein oder mehrere Mitglieder aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den zu entfernenden Mitgliedern, und klicken Sie auf Mitglied aus Gruppe entfernen.
   • Um die Rolle eines Mitglieds in der Gruppe zu ändern, klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Mitglied, dessen Gruppenrolle Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Gruppenrolle des Mitglieds aktualisieren. Wählen Sie im Dropdown-Menü eine andere Rolle aus und klicken Sie auf Aktualisieren. Gruppenrollen sind Besitzer, Gruppenmanager und Mitglied, und die für einen Benutzer verfügbaren Optionen sind von seinen jeweiligen Berechtigungen abhängig. Um beispielsweise zum Gruppenmanager ernannt zu werden, muss ein Gruppenmitglied Mitglied der gleichen Organisation wie der Gruppenbesitzer sein und die Berechtigungen haben, Gruppen zu erstellen und zu besitzen.
   • Um Anfragen zum Beitritt zu der Gruppe zu verwalten, klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht oder Mitglieder auf Mitgliedschaftsanfragen, und nehmen Sie die einzelnen Anfragen an, oder lehnen Sie sie ab.
   • Wenn Sie andere Mitglieder in die Gruppe einladen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht oder Mitglieder auf Benutzer einladen, und wählen Sie die Mitglieder aus, die Sie in die Gruppe einladen möchten. Sie können der Gruppe Benutzer hinzufügen, ohne ihnen Einladungen zusenden zu müssen, die sie annehmen müssen, um Mitglied der Gruppe zu werden. Aktivieren Sie hierfür das Kontrollkästchen Organisationsmitglieder hinzufügen, ohne eine Bestätigung anzufordern. Klicken Sie auf Einladungen senden, um die Benutzer in die Gruppe einzuladen, oder klicken Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, um Mitglieder direkt hinzuzufügen.

     Hinweis:

     Einladungen werden als Benachrichtigung an die ausgewählten Mitglieder gesendet. Sie werden nicht als E-Mail gesendet. Benachrichtigungen für Gruppeneinladungen sehen Mitglieder, wenn sie sich im Portal anmelden. Benachrichtigungen werden neben dem Benutzernamen des Mitglieds auf der Portal-Website aufgeführt.