Administrar grupos

Si es administrador de su organización o tiene los privilegios adecuados, puede administrar los grupos propiedad de los miembros. Por ejemplo, puede editar los detalles del grupo, cambiar los requisitos para ver el grupo y unirse al mismo, cambiar las propiedades de uso compartido, invitar a miembros, administrar solicitudes de pertenencia, cambiar el propietario, actualizar el rol de un miembro en el grupo, eliminar miembros de un grupo y eliminar el grupo. También puede invitar a otros miembros a unirse al grupo.

Sugerencia:

Se recomienda crear algunos grupos, a los cuales puedan unirse los miembros, que muestren el contenido destacado, los mapas base y las plantillas de la organización. Esto ayudará a los usuarios a entender cómo se organiza el contenido en el portal y cómo pueden colaborar. Para obtener más información, consulte Grupos de configuración del sitio.

Editar las propiedades y la configuración del grupo

Para editar las propiedades y la configuración de un grupo propiedad del miembro o administrado o gestionado por este, abra la página del grupo. Es posible que algunas opciones no estén disponibles dependiendo del procedimiento empleado para crear el grupo.

1. Compruebe que haya iniciado sesión en su organización y que tiene privilegios para administrar grupos de miembros.
2. Haga clic en Grupos en la parte superior del sitio.
3. Utilice las pestañas, filtros, opciones de ordenación y búsqueda según necesite para encontrar el grupo que desee editar.
4. Haga clic en el nombre del grupo para abrir la página del grupo y realice cualquiera de las acciones siguientes:
   • Para editar la información de un grupo, haga clic en Editar junto a la propiedad que desee editar, realice las ediciones y haga clic en Guardar para guardar los cambios. Puede editar el nombre, el resumen, la descripción, las miniaturas del grupo, etc.
   • Para cambiar configuraciones del grupo como quién puede encontrar, unirse y contribuir al grupo, o para especificar el tipo de elementos (por ejemplo, mapas o capas) que se muestran de forma predeterminada en las pestañas Contenido y Vista general del grupo, haga clic en la pestaña Configuración y actualice las propiedades que desee cambiar. Debe tener los privilegios adecuados para actualizar el estado de un grupo privado o para definir un grupo de Active Directory, LDAP o SAML y administrar la pertenencia al mismo.
   • Para configurar categorías de contenido para el grupo, siga los pasos que se indican en Categorizar contenido.
   • Para crear o administrar la galería de contenido destacado de un grupo, siga los pasos que se indican en Seleccionar contenido destacado.
   • Para cambiar el propietario de un grupo, haga clic en Cambiar propietario en la pestaña Descripción general, busque y seleccione un nuevo propietario del grupo y haga clic en Guardar.

     En grupos de actualizaciones compartidas (es decir, grupos en los que sus miembros pueden actualizar todos los elementos del grupo), la propiedad del grupo solo se puede transferir si se cumplen estas condiciones:

     • El miembro que transfiere la propiedad del grupo es un miembro del rol de administrador predeterminado o un rol personalizado que tiene el privilegio administrativo Grupos: reasignar propiedad.
     • El miembro al que se transfiere la propiedad del grupo es un administrador predeterminado o tiene el privilegio administrativo Grupos: crear con capacidades de actualización.

     Solo los administradores predeterminados pueden poseer grupos administrativos (es decir, grupos que restringen a los miembros del grupo el abandonarlo) y grupos en los que la lista de miembros solo está visible para los propietarios y administradores del grupo.

     Sugerencia:

     Para cambiar la propiedad de los grupos y de otros elementos por lotes, puede usar la herramienta de línea de comandos TransferOwnership. Para obtener más información, consulte Administrar contenido.

   • Para impedir que el grupo se elimine por error, haga clic en la pestaña Configuración, active la casilla que hay debajo de Protección contra eliminación y haga clic en Guardar.
   • Para eliminar el grupo, haga clic en la pestaña Configuración y haga clic en Eliminar grupo. En la ventana Eliminar, haga clic en Eliminar. Esta opción no está disponible si se ha habilitado Protección contra eliminación en el grupo.

     Nota:

     Si el grupo está vinculado a un grupo de Active Directory, LDAP o SAML de un almacén de identidades específico de la organización, solo se elimina el elemento de grupo del portal. El grupo de Active Directory, LDAP o SAML no se ve afectado porque se administra mediante el almacén de identidades.

     Si el grupo se elimina directamente del almacén de identidades, el elemento del grupo se conserva en el portal. Todos los miembros del grupo se eliminan del elemento, salvo el propietario del grupo.

Asignar miembros a grupos

Como administrador con los privilegios adecuados, puede asignar miembros a grupos desde la pestaña Miembros de la organización. No existe límite en cuanto a la cantidad de miembros que pueden agregarse a cada grupo.

1. En la parte superior del sitio, haga clic en Organización y haga clic en la pestaña Miembros.
2. Seleccione los miembros a los que desea asignar a uno o varios grupos, haga clic en Más y en Asignar grupos.
3. En la ventana que aparece, seleccione los grupos a los que desea asignar a los miembros.
4. Haga clic en Guardar.

Administrar grupos para un miembro específico

Como administrador, puede administrar la pertenencia a un grupo para un miembro específico de su organización desde la página Grupos del miembro.

1. Compruebe que haya iniciado sesión en su organización y que tiene privilegios para administrar grupos de miembros.
2. En la parte superior del sitio, haga clic en Organización y haga clic en la pestaña Miembros.
3. Busque a un miembro por nombre o nombre de usuario y aplique filtros según sea necesario.
4. Haga clic en el botón Más opciones del miembro cuyos grupos desea administrar y, después, haga clic en Ver grupos.

   Aparece la página de Grupos del miembro.

   Nota:

   Cada usuario de una organización puede agregarse a un máximo de 512 grupos.

5. Realice alguna de las siguientes acciones:
   • Si ve el enlace Invitaciones, significa que se ha invitado al miembro para que se una al número de grupos que indica el número que aparece junto al vínculo. Haga clic en Invitaciones y, para cada grupo, haga clic en Unirse a este grupo o Rechazar. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.
   • Para agregar el miembro a uno o varios grupos de la organización, haga clic en Agregar a grupos, busque y seleccione los grupos a los que va a agregar al miembro y haga clic en Agregar a grupos.
   • Para eliminar al miembro de un grupo, haga clic en el vínculo Eliminar un miembro del grupo del grupo y en Eliminar.
   • Para eliminar un grupo propiedad del miembro, haga clic en el vínculo Eliminar grupo del grupo y en Eliminar.
   • Para actualizar el rol del miembro en un grupo, haga clic en el nombre del grupo para abrir la página correspondiente. Para obtener más información, consulte Administrar la pertenencia al grupo y los roles.

Administrar la pertenencia al grupo y los roles

Puede eliminar miembros de un grupo y cambiar los roles de grupo desde la pestaña Miembros de la página del grupo. Puede invitar a miembros al grupo y administrar solicitudes para unirse al grupo desde la pestaña Vista general o desde la pestaña Miembros. Es posible que algunas acciones no estén disponibles según cómo se haya creado el grupo. Por ejemplo, si el grupo está vinculado a un grupo de Active Directory, LDAP o SAML de un almacén de identidades específico de la organización, las opciones para invitar miembros y administrar solicitudes de pertenencia no están disponibles.

Los propietarios y administradores de grupos con privilegios para administrar grupos pueden ascender miembros del grupo a administradores de grupo para ayudar con las tareas de propiedad del grupo. Los propietarios de grupo, los administradores de grupo y aquellos con privilegios para administrar grupos pueden invitar a miembros al grupo, eliminar contenido y miembros y editar las propiedades del grupo. Los miembros con rol de administrador predeterminado, los propietarios de grupo y los administradores de grupo pueden procesar solicitudes de membresía para grupos que permitan solicitudes.

1. Compruebe que haya iniciado sesión en su organización y que tiene privilegios para administrar grupos de miembros.
2. Haga clic en Grupos en la parte superior del sitio.
3. Utilice las pestañas, filtros, opciones de ordenación y búsqueda según necesite para encontrar el grupo cuyas propiedades y ajustes desee editar.
4. Haga clic en el nombre del grupo para abrir la página del grupo y realice cualquiera de las acciones siguientes:
   • Para eliminar uno o varios miembros de un grupo, haga clic en la pestaña Miembros, active las casillas que hay junto a los miembros que desea eliminar y haga clic en Eliminar un miembro del grupo.

     Puede buscar miembros por nombre completo y aplicar filtros para acotar la lista de miembros del grupo.

     Sugerencia:

     Los filtros activos se muestran en la parte superior de la página de resultados. Haga clic en la x que hay junto al filtro para borrarlo. Para borrar todos los filtros activos a la vez, haga clic en Borrar filtros.

   • Para cambiar el rol de un miembro en el grupo, haga clic en la pestaña Miembros, active la casilla que hay junto al miembro cuyo rol de grupo desea cambiar y haga clic en Actualizar el rol de grupo del miembro.

     Puede buscar miembros por nombre completo y aplicar filtros para acotar la lista de miembros del grupo.

     Sugerencia:

     Los filtros activos se muestran en la parte superior de la página de resultados. Haga clic en la x que hay junto al filtro para borrarlo. Para borrar todos los filtros activos a la vez, haga clic en Borrar filtros.

     En el menú desplegable, seleccione otro rol y haga clic en Actualizar. Los roles de grupo incluyen Propietario, Administrador de grupos y Miembro del grupo y las opciones disponibles para un usuario dependen de los privilegios del usuario. Por ejemplo, para ascender a Administrador de grupos, un miembro debe ser miembro de la misma organización que el propietario del grupo y debe tener privilegios para crear y poseer grupos.

   • Para administrar las solicitudes para unirse al grupo, haga clic en Solicitudes de pertenencia en la pestaña Vista general o Miembros y acepte o rechace cada solicitud.

     Nota:

     Solo los administradores predeterminados, los propietarios de grupo y los administradores de grupo pueden administrar las solicitudes de membresía.

   • Para invitar a otros miembros para que se unan al grupo, haga clic en Invitar a miembros en la pestaña Vista general o Miembros y seleccione los miembros a los que desee invitar al grupo. Puede añadir miembros al grupo sin necesidad de enviarles invitaciones que después deben aceptar para formar parte del grupo. Para ello, active la casilla Agregar miembros de la organización sin solicitar confirmación. Haga clic en Invitar a miembros para invitar a los usuarios a que se unan a su grupo o haga clic en Agregar miembros a un grupo para agregar miembros directamente.

     Nota:

     Las invitaciones se envían como notificaciones a los miembros seleccionados; no se envían por correo electrónico. Los miembros ven las notificaciones sobre las invitaciones a grupos cuando inician sesión en el portal. Las notificaciones aparecen junto al nombre de usuario del miembro en el sitio web del portal.